Tipps und Tricks

Kurze Tipps, die den Alltag mit Focus one leichter machen. Jeder Tipp verweist auf den passenden Hilfe-Artikel.

Grundprinzip

Bereiche statt Listenchaos (alle Geräte) → Bereiche
Jede Aufgabe hat ein Zuhause (alle Geräte) → Die Standardlisten
Als Nächstes ist dein Arbeitsvorrat (alle Geräte) → Als Nächstes
Fokus: aus 10 mach 3 (alle Geräte) → Fokus: Weniger auf einmal sehen
Erledigungsdatum ist nicht die Deadline (alle Geräte) → Erledigungsdatum und Deadline
Projekt-Deadline wird vererbt (alle Geräte) → Erledigungsdatum und Deadline

Per Siri erfassen, ohne die App zu öffnen (iPhone, iPad) → Siri und Kurzbefehle
Aufgabe per Kurzbefehl mit Liste, Bereich, Projekt und Datum anlegen (iPhone, iPad) → Siri und Kurzbefehle
Aufgabenliste als Widget, je Bereich (iPhone, iPad) → Widgets und Steuerelemente
Liste öffnen auf dem Action Button (iPhone, iOS 18) → Widgets und Steuerelemente
Globaler Shortcut am Mac (Mac, Pro, ab Version 2026.10.2) → Schnellerfassung am Mac
Mail per Drag & Drop in den Eingang (iPad, Mac) → Teilen und Mail-Drop
Link aus Safari teilen (alle Geräte) → Teilen und Mail-Drop
Foto oder Scan direkt beim Anlegen (iPhone, Pro) → Anhänge
Apple Erinnerungen importieren (alle Geräte) → Import aus Apple Erinnerungen
⌘V für Anhänge (Mac, Pro) → Anhänge
Neue Aufgabe landet oben oder unter der markierten (alle Geräte) → Aufgaben erfassen

Projekt-Überschriften als Gruppen (alle Geräte) → Projekte
Checkliste in der Aufgabe (alle Geräte) → Tags und Checklisten
Zähler pro Projekt (alle Geräte) → Projekte
Geplant per Drag & Drop (iPad, Mac) → Aufgaben bearbeiten
Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten (alle Geräte, Pro) → Aufgaben bearbeiten
Serielle Projekte für wiederkehrende Abläufe (alle Geräte, Pro) → Projekte
Review, damit nichts versandet (alle Geräte, Pro) → Projekt-Durchsicht
Vorlagen und Tutorial-Projekte laden (alle Geräte) → Export, Import und Vorlagen
Kalender einblenden (alle Geräte, Pro) → Kalender einbinden

Quick-Navigator (alle Geräte) → Suche und Quick-Navigator
Spezialfilter im Quick-Navigator: Alles, Deadline, Erinnerungen, Mit Anhang (alle Geräte) → Suche und Quick-Navigator
Details öffnen mit ⌘I, Rechtsklick oder ⓘ (alle Geräte) → Aufgaben bearbeiten
Kachelansicht der Listen (alle Geräte) → Darstellung anpassen
Rückgängig und Wiederholen (alle Geräte, ab Version 2026.10.2) → Tastaturkürzel