Projekt-Durchsicht

Damit Focus one nicht zum Friedhof für alte Aufgaben wird, siehst du Projekte regelmäßig durch.

Warum die Durchsicht wichtig ist

Die regelmäßige Durchsicht ist ein zentrales Instrument. Dein Kopf lässt eine Aufgabe nur los, wenn er sicher ist, dass sie im System nicht verloren geht. Dafür müssen deine Listen vollständig und aktuell sein. Ohne Durchsicht sammeln sich erledigte, überholte und vergessene Aufgaben an. Die Listen werden unübersichtlich, du traust ihnen nicht mehr und merkst dir wieder alles selbst. Mit der Durchsicht hältst du das System aktuell, kannst dich darauf verlassen und behältst den Kopf frei.

Die Durchsicht hält Focus one lebendig:

• Du erkennst, was erledigt, überholt oder nie wichtig war, und räumst es auf.
• Du prüfst, ob jedes Projekt einen klaren nächsten Schritt hat.
• Du holst Liegengebliebenes aus „Warten auf“ und „Später“ zurück oder entscheidest bewusst, es zu lassen.
• Du siehst das große Ganze und wählst neu, worauf du dich konzentrierst.

Plane dafür einen festen Termin, zum Beispiel jeden Freitag eine halbe Stunde. Das Intervall pro Projekt und der rote Punkt erinnern dich daran.

So geht die Durchsicht

1. Intervall festlegen. In den Einstellungen jedes Projekts wählst du das Durchsicht-Intervall, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich. Standard ist eine Woche. Mit 0 schaltest du die Durchsicht für das Projekt ab.
2. Roter Punkt. Ist ein Projekt fällig, steht links neben dem Namen ein dezenter roter Punkt.
3. Durchsehen. Aktualisiere Termine, lösche Erledigtes und Überholtes und wähle neu, was wichtig ist.
4. Bestätigen. Der Button „Durchsicht erledigt“ unter der letzten Aufgabe schließt die Durchsicht ab. Das Intervall beginnt von vorn.

Pro. Die Durchsicht ist ein Pro-Feature. Eingeschaltet wird sie unter Einstellungen → Planung mit „Regelmäßige Durchsicht von Projekten (Pro)“, das Intervall legst du pro Projekt fest.